For å kunne bruke Talent Hire må du ha en bruker!
Nye brukere legges ut av en leder/kollega/superbruker som allerede har en brukerkonto 😊
Merk at brukere ikke kan administreres av support, dette må håndteres internt!
Første steg er å gå til riktig side, og du finner den ved å klikke på Admin -> Rekrutterer. Her ser du alle opprettede brukere og har mulighet til å administrere dem og legge til nye brukere.
Opprett bruker
For å opprette en ny bruker klikker du ganske enkelt på "Opprett bruker" 😄
OBS! For å kunne opprette en bruker må brukeren tildeles minst en rettighetsgruppe. Hvis det ikke allerede er opprettet en gruppe som du vil legge brukeren til i, anbefaler vi at du oppretter den først!
Brukerinformasjon
Når du klikker på "Opprett bruker" vil et skjema dukke opp med informasjon om brukeren som du fyller ut, det ser slik ut:
De opplysningene som er obligatoriske å fylle ut er:
Fornavn
Etternavn
E-postadresse (to ganger!)
Land
Fylke
Kommune
Ønsket språk, hvis brukeren foretrekker å bruke Talent Hire på et annet språk enn standarden på deres konto.
Andre opplysninger er ikke obligatoriske!
Derimot er "Avdeling" litt spesiell. I rullegardinmenyen under "Avdeling" vil du se organisasjonsdelene fra deres organisasjonstre og kan velge i hvilken av dem brukeren skal plasseres. Avdelingen/organisasjonen du plasserer brukeren i er ofte bare for intern informasjon, men har betydning i visse andre situasjoner. Vær oppmerksom på at det ikke er knyttet til hva brukeren kan se og gjøre på kontoen generelt, det styres helt av rettigheter, og det vil vi gå inn på litt lenger ned 😊
Avdeling
Den avdelingen du setter på en bruker, som sagt, har betydning i visse tilfeller, og her går vi gjennom dem!
SSO
Hvis dere bruker SSO for å logge inn på deres konto, finnes muligheten i visse tilfeller til å tillate pålogging via vanlig brukernavn og passord direkte via systemet i stedet for via SSO.
Tilgang til å gjøre dette kan styres per organisasjon/avdeling, så hvis dere f.eks. tillater pålogging med brukernavn og passord på "Avdeling X", vil brukere som har "Avdeling X" i denne innstillingen inkluderes i den tilgangen.
Organisasjon ved opprettelse av rekruttering
Hvilken avdeling en bruker har, spiller også inn når brukeren skal opprette en rekruttering, på den måten at det er den avdelingen brukeren er på som automatisk blir valgt for rekrutteringen.
For en bruker som har "Avdeling X" på sin bruker, vil også "Avdeling X" automatisk angis i rekrutteringen.
Organisasjons-/avdelings-tilhørigheten på rekrutteringen kan så klart endres av brukeren, og hvilke avdelinger/organisasjoner de har tilgjengelige å velge mellom, styres av brukerens rettigheter 😊
Kontodetaljer
Neste steg er å sette ting som brukernavn, aktiv periode og passord!
Obs! Vi vil her gå gjennom alle feltene som finnes, men det er ikke nødvendigvis felt som dere har på deres konto, det avhenger av hvilke innstillinger dere har. For eksempel kan feltet brukernavn mangle, og i så fall er det bare å se bort fra den delen.
Brukernavn
Det første du angir her for brukeren er et brukernavn (hvis det er noe dere bruker).
Et brukernavn kan være hva som helst, men det vanligste er å angi brukerens e-postadresse. Brukernavnet brukes når brukeren logger inn, og hvis de trenger å tilbakestille passordet sitt.
Vær nøye når du skriver inn brukernavnet slik at det ikke kommer med noe mellomrom før eller etter!
Passord
For å kunne logge inn med brukernavn og passord, trengs selvfølgelig et passord 😄
Her kan du hjelpe brukeren i gang ved å enten angi et passord manuelt som du deretter meddeler brukeren, eller du kan velge å sende et midlertidig passord som brukeren kan bruke kun den første gangen de logger inn.
Også for passord må du være oppmerksom på å ikke få med noen uønskede mellomrom eller tegn hvis du skriver det inn manuelt.
Brukeren kan også selv bestille link for tilbakestilling av passord via påloggingssiden!
Kontoadgang
Her kan du velge om brukeren skal være aktiv i en spesifikk periode, eller om den skal være aktiv inntil videre.
Hvis du vil at brukeren skal være aktiv inntil videre, lar du feltet "Gjelder til" stå tomt.
Setter du inn en dato i feltet "Gjelder til", vil brukeren fra den datoen bli inaktiv og ikke lenger ha tilgang til systemet.
Du kan også velge å midlertidig stenge tilgangen for brukeren. Da krysser du av i boksen "Steng tilgangen midlertidig" og velger deretter mellom hvilke datoer du vil stenge tilgangen for brukeren.
SSO - SingleSignOn
SSO, eller SingleSignOn, er en alternativ måte å logge inn i systemet som tilbyr et ekstra lag av sikkerhet! Den SSO-løsningen vi tilbyr, er via noe som kalles Visma Connect, og du kan lese mer om den her 🤩
Hvis dere har SSO aktivert, er det her at du angir brukerens SSO-brukernavn, som trengs for å logge inn via denne metoden.
Tillhørighet
Den siste, men så viktige, seksjonen er å velge hvilken/hvilke rettighetsgrupper brukeren skal tilhøre!
En rettighetsgruppe er en samling av rettigheter som gir tilgang til ulike deler og funksjoner i systemet, og hver bruker må tilhøre minst en rettighetsgruppe, for uten den kan de ikke gjøre noe, og da er det ikke så stor grunn til å engang ha en bruker 😉
I rullegardinlisten velger du den/de tilgangsgruppe(r) som brukeren skal tilhøre og klikker på “Legg til”.
Tilgangsgruppene legger seg deretter i en liste rett under.
Hvis brukeren skal tilhøre flere tilgangsgrupper, legger du til dem én om gangen.
For hver tilgangsgruppe som er lagt til, har du mulighet til å definere en tidsperiode der brukeren ikke skal ha tilgang til tilgangsgruppen.
For eksempel, hvis en bruker er i ferd med å onboardes for nye arbeidsoppgaver som innebærer at de skal ha flere rettigheter i systemet, og du vil ligge foran i planleggingen!
Du legger inn begrensningen ved å krysse av i boksen ved "Steng tilgangen" og så angir du mellom hvilke datoer ute til høyre.
Når du er fornøyd med brukeren, innstillingene og tilgangsgruppene, trykker du på "Lagre" nederst til høyre, og da vil brukeren bli opprettet!
Ta en titt på denne videoen som viser hvordan dere oppretter en bruker
Deaktiver en bruker
Når en bruker ikke lenger skal ha tilgang til verktøyet, kan du velge å deaktivere den. Dette gjør du ved å gå inn på listen over brukere og klikke på symbolet helt til høyre i listen.
En pop-up vil dukke opp der du får bekrefte deaktiveringen 😊
Det å deaktivere en bruker fjerner den ikke helt, men den blir ganske enkelt inaktiv. Det betyr at den finnes med de samme innstillingene, men brukeren vil ikke kunne logge inn. Det å deaktivere en bruker kan være relevant hvis personen i spørsmålet f.eks. skal ha permisjon en periode, men planlegger å komme tilbake og fortsette å jobbe i systemet.
En inaktiv bruker vises ikke automatisk i listen over brukere, men du kan finne den ved å fjerne avmerkingen i boksen "Vis kun aktive brukere" i filtreringen.
Slett en bruker
Vil du helt slette en bruker, for eksempel når en medarbeider slutter, må du først deaktivere den med stegene ovenfor!
For å slette en inaktiv bruker kan du finne den via filtreringen (husk å fjerne avmerkingen i "Vis kun aktive brukere", som vist i bildet ovenfor").
Når du finner brukeren, vil du se at i stedet for deaktiveringssikonet langt til høyre, ser du et søppelbøtte-ikon.
Det er den du trykker på for å slette brukeren helt! Også her vil en pop-up dukke opp der du får bekrefte slettingen.
En slettet bruker vil, i for eksempel statistikken og i rekrutteringer hvor den eventuelt finnes, vises som "Slettet bruker".
En bruker som er slettet, kan ikke gjenopprettes, men ved behov kan en ny bruker opprettes 😊
Reaktivere en inaktiv bruker
En inaktiv bruker kan reaktiveres! Begynn med å finne brukeren i listen ved å fjerne avmerkingen i boksen "Vis kun aktive brukere" og søke etter dem.
Klikk deretter på blyanten for å redigere brukeren.
Under trinnet “Kontodetaljer” i redigeringsmodus vil du finne avmerkingsboksen “Kontot er aktivt”. Hvis brukeren er inaktiv, vil boksen ikke være merket, så for å aktivere brukeren igjen krysser du ganske enkelt av i boksen!
Sjekk også om det er satt inn en dato i "Gjelder til"-ruten, da den datoen ikke får ha passert. Har det passert, kan du legge inn en ny dato, eller la det feltet stå tomt hvis du vil at brukeren skal være aktiv inntil videre.
Så er det bare å lagre!