Noen ganger kan det være nødvendig med ytterligere informasjon fra en kandidat for å kunne ta en beslutning om deres søknad. Dette kan man be om gjennom systemet på forskjellige måter!
Denne veiledningen vil gå gjennom hvordan du sender ut et kompletteringsspørreskjema til en kandidat. Skulle det være slik at du ønsker å be om ytterligere filer i stedet, kan du se på denne veiledningen, som forklarer det 🌼
Hva kreves?
For å kunne sende ut et kompletteringsspørreskjema trenger dere:
Å ha minst ett spørreskjema opprettet av typen "kompletteringsspørsmål"
Å ha en oppsatt hendelse for å sende dem ut
Du som bruker som skal sende ut spørreskjemaet trenger rettigheten for å gjøre det
Hendelsen finnes generelt sett opprettet på deres konto, men skulle det være slik at den mangler, eller du ikke kan bruke den fordi du mangler rettigheten, kontakt en intern administrator så kan de hjelpe deg!
Send ut undersøkelsen
Ok, så du har sikret at det finnes et spørreskjema du ønsker å bruke, det finnes en hendelse for å sende det ut til kandidaten, og du har rettigheten for å gjøre det, hva er neste steg?
Gå inn på søknadslisten i den aktuelle saken
Marker en eller flere kandidater som du ønsker skal svare på kompletteringsspørsmålene i spørreskjemaet.
Velg hendelsen i listen deres.
I bildet ovenfor ser du at vi har valgt en kandidat i listen, og vår hendelse heter "Utfylling av spørreskjema". Det kan se litt forskjellig ut for deg avhengig av hva dere har kalt deres hendelse.
Når du har valgt hendelsen, vil et kontaktskjema dukke opp der du får velge hvilket spørreskjema du ønsker å bruke (om dere har flere forskjellige).
Det vanligste er at dere allerede har en kontaktmal knyttet til hendelsen, hvis ikke får du også velge det, eller du kan velge å skrive meldingen selv!
Merk! Det er ikke mulig å sende en kompletteringsforespørsel til søknader som du eller en kollega manuelt har lagt inn i systemet!
Fletterfelt
Når du skriver en egen melding, kan du bruke fletterfelt. En fletterfelt henter informasjon fra systemet, som delvis gjør at du ikke trenger å skrive inn all informasjon manuelt, og at du kan sende en melding til flere kandidater samtidig uten å måtte skrive inn deres detaljer for hånd.
For eksempel henter fletterfelt %FIRSTNAME% fornavnet på kandidaten som du ønsker å sende meldingen til, basert på hva kandidaten har skrevet i sin søknad, og vil alltid sende en individuell e-post til hver kandidat. Dette gjør at du kan sende personlige meldinger til flere kandidater samtidig uten at det krever ekstra innsats. Praktisk, ikke sant? 😍
Det som er viktig å huske når du skriver din egen melding til kandidaten når du skal sende ut et kompletteringsspørreskjema, er at du inkluderer fletterfelt %QUESTIONNAIRELINK%. Uten denne fletterfelten vil ikke kandidaten kunne få tilgang til spørreskjemaet!
Svar på spørreskjemaet
Kandidaten mottar deretter en e-post med en lenke, der de får tilgang til spørreskjemaet, og svarer på spørsmålene du har sendt. Når kandidaten er ferdig og sender inn svarene, vil de havne i deres søknad, og kandidaten får statusen "Spørreskjema besvart".
