Nå som annonsen er klar, vil du bestemme hvordan dine kandidater skal søke! Dette gjør du i det andre steget som så treffende heter "Søknad".
Søknadsmetode
Det første du velger i dette steget er akkurat hvordan en kandidat skal kunne søke, enten gjennom en konto, uten en konto, eller via en annen søknadslenke.
Søknad med konto
Valget om at kandidater skal kunne søke med en konto betyr at hvis en kandidat har en konto, kan de bruke den til å opprette og sende søknaden sin. Dette kan være veldig praktisk for alle involverte siden kandidatene kan:
Gjenbruke tidligere søknader, noe som ofte sparer dem for tid og energi
Gå tilbake og se søknaden og annonsen uten å måtte lagre dem separat
Informasjonen kan de få tilgang til frem til opptak av søknaden skjer fra arbeidsgiverens konto
Kan redigere søknaden sin under søknadsperioden uten å måtte kontakte dere
Kan se informasjon om eventuelt booket intervju
Det er bare et sted å endre kontaktinformasjon på, noe som også hjelper til med å sikre at ingen feilaktige opplysninger sendes til dere!
Det er mulig å kombinere søknad med konto med søknad uten konto og la kandidaten selv bestemme hvordan de ønsker å søke 😃
Søknad uten konto
Valget om å søke uten konto betyr at kandidatene ikke trenger å registrere en konto for å kunne søke på stillingen. Da fyller de inn kontaktinformasjonen sin og de delene som du har valgt å inkludere i søknadsskjemaet og sender inn.
Godt å ha i tankene angående søknader som gjøres uten konto:
Kandidater kan ikke se søknaden sin etter at den har blitt sendt inn.
De kan ikke selv redigere søknaden sin og må kontakte dere.
Søk med en annen søknadslenke
Et tredje alternativ du har er å ha en separat søknadslenke som kandidatene søker gjennom. Dette alternativet brukes ofte når man for eksempel har et eksternt firma som tar seg av en rekruttering, der de har sitt eget søknadsskjema som du ønsker at kandidatene skal fylle ut.
Da legger du ganske enkelt inn lenken til det eksterne skjemaet under dette alternativet og da vil kandidatene automatisk bli tatt dit når de skal gjøre søknaden sin.
Dette er en smidig måte å gjøre det på når man ikke ønsker/kan gi en ekstern rekrutterer tilgang til kontoen deres, eller har et eksternt søknadsskjema som man ønsker å bruke, men man vil fortsatt publisere annonsen som vanlig og få god spredning på den.
Merk at med dette alternativet vil søknadene ikke komme inn i systemet, og vil dermed ikke kunne håndteres der, men må håndteres via nettsiden/verktøyet som man linker til.
Dette alternativet kan på grunn av dette ikke kombineres med de to første!
Søknadsskjema (kun for søknad med konto)
Denne seksjonen dukker kun opp hvis du har valgt at kandidatene skal kunne søke med en konto.
Det du da velger er hvilke steg som skal inkluderes i søknadsskjemaet!
Hvordan denne seksjonen ser ut avhenger litt av hva dere har for organisasjonsinnstillinger på organisasjonen som du oppretter rekrutteringen på.
I eksemplet på bildet kan vi se at på denne organisasjonen har man satt opp at stegene "Arbeidserfaring" og "Utdanning", pluss muligheten for kandidaten til å vedlegge filer, skal være forhåndsvalgt. Det innebærer at de automatisk vil være valgt når du oppretter en annonse og velger at søknad med konto skal være tilgjengelig!
Disse stegene kan også settes som "obligatorisk", og det betyr i denne sammenhengen at kandidaten må inkludere dem for å kunne sende inn søknaden 😊
Det er 4 ulike statuser et steg kan ha i organisasjonsinnstillingene:
"Forhåndsvalgt" - Som i eksemplet ovenfor, er steget automatisk merket når du oppretter annonsen og kan redigeres.
"Tilgjengelig" - Steget er ikke automatisk merket, men er tilgjengelig og kan redigeres.
"Ikke tilgjengelig" - Steget vil ikke vises når du oppretter annonsen.
"Låst" - Steget er automatisk forhåndsvalgt når du oppretter annonsen, og du kan ikke redigere det i annonsen.
Beskrivelse av vedlagte filer
I denne boksen kan du spesifisere hvilke filer du ønsker at kandidaten skal vedlegge. Også dette feltet kan fylles ut under organisasjonsinnstillingene hvis dere ønsker en standardisert tekst, men det kan også redigeres her.
Utvelgelsesspørsmål og informasjon til kandidatene
Videre kan du velge om du vil inkludere en undersøkelse med utvelgelsesspørsmål eller noen spesiell informasjon til kandidatene.
Her kan du lese mer om hvordan du oppretter ulike spørreskjemaet, hva som er godt å tenke på, tips og triks!
Det finnes også en god film som viser det live som kan være nyttig 😄
Forinformasjon
Du starter med å velge om du vil ha noen forinformasjon. I rullegardinlisten finner du undersøkelsene som er opprettet som typen "Forinformasjon" og som er tilgjengelig for den organisasjonen du oppretter rekrutteringen og annonsen for. Når du har valgt en undersøkelse i listen, kan du åpne den ved å klikke på "Forhåndsvis" for å se hvordan den vil se ut for kandidaten.
Forinformasjon er akkurat som det høres ut, informasjon som vises før kandidaten kommer inn i selve søknadsskjemaet når de trykker på knappen for å søke på stillingen!
Det brukes ofte til å for eksempel informere om GDPR og behandling av personopplysninger, eller ved å gjøre et første utvalg av kandidater. Husk at svarene i forinformasjonen ikke lagres på noen måte.
Spørsmål
Under "Spørsmål" kan du velge å legge til undersøkelser av typen "Utvelgelsesspørsmål". Utvelgelsesspørsmål velges på samme måte. Du kan også opprette dem direkte i annonsen ved å trykke på "Lag ny undersøkelser".
Utvelgelsesspørsmålene vil bli lagt til i søknadsskjemaet, og kandidaten vil trenge å svare på spørsmålene. Svarene vil deretter finnes med i søknadsdokumentene når du klikker deg inn på kandidatene i listen over inkomne søknader.
Merk at det kreves tillatelse for å kunne opprette nye utvelgelsesspørsmål - altså vil ikke alle brukere kunne gjøre det. Hvis du ikke ser dette alternativet, betyr det at du ikke har den tillatelsen.
Kommunikasjon med kandidater
Videre har du opptil to valg for kontakt med kandidatene, avhengig av innstillingene deres.
Du kan, om du ønsker, gjøre endringer i e-posten som går ut til kandidatene når de sender inn søknaden sin.
Hver konto har en kontaktsmal som dere selv har mulighet til å redigere. Det er en organisasjonsinnstilling, men du som oppretter en rekruttering og en annonse har mulighet til å redigere malen for akkurat den spesifikke rekrutteringen.
Teksten som finnes i den eksisterende malen vil automatisk dukke opp i boksen, og her kan du velorget om du vil redigere den.
Hvis dere har innstillingen at det også skal sendes ut en e-post når søknadsperioden er over, da vil det være mulig å redigere den.
Fletterfelt
Du har sikkert lagt merke til at teksten f.eks. sier %FIRSTNAME% eller %REFNO%. Det er den utrolig praktiske funksjonen som henter informasjon fra systemet og som gjør at du slipper å skrive navn osv. manuelt!
De kalles for fletterfelt og henter ulik informasjon. Fletterfelt %FIRSTNAME%, for eksempel, henter fornavnet til kandidaten som skal motta e-posten, %REFNO% henter referansenummeret for det aktuelle rekrutteringen, %ASSIGNMENTNAME% henter navnet på annonsen osv.
Alle tilgjengelige fletterfelt kan du se ved å klikke på "Vis fletterfelt" over emnelinjen.
Varsler
Den siste delen i dette steget handler om varsler som man kan velge om de skal sendes til enkelte brukere.
Det gjelder varsler/e-poster for når en ny søknad er mottatt og e-poster når annonsen publiseres for første gang.
Disse innstillingene gjøres hovedsakelig for brukere som ikke er med i rekrutteringsgruppen siden brukerne som er lagt til i rekrutteringsgruppen har egne innstillinger for det. De gjøres i det første steget når du oppretter rekrutteringen, det som heter "Rekrutteringsdetaljer"
Ferdig!
Nå er du ferdig med dette steget og det er på tide å gå videre til det siste steget, som handler om publiseringen!