Med toveiskommunikasjon kan kandidatene svare på e-poster du sender fra systemet. Hele samtalen lagres på søknaden til kandidaten, slik at du og kollegene dine ser hva som er sagt, uten lange e-posttråder i private innbokser. Kandidater med konto kan også sende nye meldinger til dere.
Obs! Toveiskommunikasjon stilles inn per organisasjon. Funksjonen gjelder bare e-post som sendes med en hendelse knyttet til kontaktmalen «Generell», ikke SMS, automatiseringer eller meldinger i søkerbanker.
Slik fungerer det
Du kontakter en kandidat via en hendelse med hendelsesaktiviteten Kontakt søkere.
Kandidaten får en e-post med en lenke til meldingen din. Selve meldingen står ikke i e-posten.
Kandidaten klikker på lenken, leser meldingen og svarer, med eller uten vedlegg.
Du og ansvarlig rekrutterer får et varsel om at kandidaten har svart.
Du leser svaret og svarer i fanen Kontakt på søknaden til kandidaten. Kandidaten får da en ny e-post med en lenke.
Samtalen kan fortsette så lenge rekrutteringen pågår.
Greit å vite før du aktiverer funksjonen
Område | Slik fungerer det |
Hvilke meldinger | E-post som sendes med en hendelse som har hendelsesaktiviteten Kontakt søkere, uansett hvilken mal du bruker. SMS og andre typer e-poster kan kandidaten ikke svare på. |
Søkerbanker og automatiseringer | Meldinger som sendes i søkerbanker eller via automatiseringer, blir vanlige e-poster, selv om toveiskommunikasjon er aktivert. Kandidaten kan ikke svare på dem. |
Organisasjoner | Innstillingen gjøres per organisasjon og arves av underenhetene, med mindre du endrer den der. |
Rettigheter | Du trenger Organisasjon - Kandidatkontakt for å se fanen og Organisasjon - Hendelser og automatiseringer for å lagre innstillingen. |
Gyldighet for lenken | Lenken er gyldig i 30 dager og så lenge rekrutteringen pågår. Når rekrutteringen er avsluttet, kan kandidaten ikke lenger åpne lenken eller svare. Hver nye melding gir en ny lenke. |
Varsler | Når kandidaten svarer, får alle som har skrevet i samtalen, og ansvarlig rekrutterer for rekrutteringen et varsel. Starter en kandidat med konto en ny samtale, får ansvarlig rekrutterer varselet. Varselet vises i systemet og sendes som e-post hvis du har slått på E-postvarsle. |
Avsender | E-posten til kandidaten sendes fra den tilpassede noreply-adressen deres hvis kontoen har en. Kandidaten svarer via lenken, ikke ved å svare på e-posten. |
Vedlegg | Kandidaten kan legge ved opptil 10 filer per svar. Du kan legge ved én fil per svar. Vedlegg til kandidater uten konto sendes ikke med i nye samtaler. |
Lagring | Samtalen lagres på søknaden og slettes sammen med den når rekrutteringen eller opplysningene om kandidaten slettes. Filer som kandidaten sender, lagres også blant vedleggene til søknaden. |
Steg for steg
Steg 1: Aktiver toveiskommunikasjon
Gå til Admin > Organisasjon, og velg organisasjonen.
Velg fanen Kandidatkontakt.
Under Toveiskommunikasjon (e-post) velger du Tilgjengelig.
Klikk på Lagre innstillinger.
Underenheter arver innstillingen ovenfra (Innstillingen er arvet ovenfra), med mindre du endrer den der.
Steg 2: Kontakt en kandidat
Marker én eller flere kandidater i søknadslisten.
Legg til en hendelse som kontakter kandidaten. Den kan for eksempel hete Kontakt søkere eller Kontakt kandidat.
Velg mal, skriv meldingen og send.
Kandidaten får en e-post med en lenke til meldingen.
Steg 3: Les svaret fra kandidaten
Klikk på varselet, eller åpne søknaden til kandidaten og velg fanen Kontakt.
Under Samtale med ser du alle samtalene med kandidaten. Klikk på en samtale for å åpne den.
Samtalene har statuser som viser hva som har skjedd:
Status | Betydning |
Ny | Det finnes meldinger du ikke har åpnet. |
Vist | Kandidaten har åpnet meldingen. |
Besvart | Meldingen er besvart. |
Steg 4: Svar kandidaten
Åpne samtalen i fanen Kontakt.
Klikk på Svare under den siste meldingen.
Skriv svaret ditt, og legg eventuelt ved en fil.
Send svaret. Kandidaten får en ny e-post med en lenke.
Slik opplever kandidaten det
Kandidaten får en e-post med emnet «Du har en ny melding angående søknaden din» og en lenke. I e-posten står også hvor lenge lenken er gyldig.
| Kandidat uten konto | Kandidat med konto |
Hvor kandidaten leser og svarer | På en egen side som åpnes via lenken, uten innlogging | I kandidatkontoen sin, etter innlogging |
Nye meldinger | Kan bare svare på meldinger fra dere | Kan også sende nye meldinger til dere |
På siden ser kandidaten samtalen med dere og kan skrive et svar på maksimalt 4000 tegn. Siden viser logoen til organisasjonen deres og en advarsel om å ikke skrive sensitiv informasjon.
Kandidaten kan legge ved opptil 10 filer, maksimalt 5 MB per fil. Tomme filer kan ikke legges ved. Når rekrutteringen er avsluttet eller lenken har utløpt, får kandidaten meldingen «Linken er ikke lenger gyldig».
Vanlige spørsmål
Kan kandidaten svare direkte på e-posten? Nei. Kandidaten svarer via lenken i e-posten. På den måten havner svaret på riktig søknad i systemet.
Kan kandidatene svare på SMS? Nei. Toveiskommunikasjon gjelder bare e-post.
Hvorfor kunne ikke kandidaten svare på en melding? Meldingen kan ha blitt sendt med en annen type hendelseskontakt enn Generell. Den kan også ha blitt sendt via en automatisering eller i en søkerbank, som sender vanlig e-post. Eller så er rekrutteringen avsluttet, eller lenken er eldre enn 30 dager.
Hvem får vite at kandidaten har svart? Alle som har skrevet i samtalen, og ansvarlig rekrutterer for rekrutteringen.
Kan jeg slå av e-postvarslene? Ja. Slå av E-postvarsle i varselpanelet ditt når du er logget inn. Varslene vises fortsatt i systemet.
Hva skjer med samtalene når rekrutteringen avsluttes? De blir liggende på søknaden, men kandidaten kan ikke lenger svare. De slettes når rekrutteringen eller opplysningene om kandidaten slettes.