Med rekrutteringsprosessen deler du søknadene inn i tydelige trinn, for eksempel Screening, Intervju, Tilbud og Ansatt, i stedet for én lang søknadsliste. Kandidatene flyttes automatisk mellom trinnene når du legger til hendelser, for eksempel når du inviterer til intervju. Påminnelser viser hvilke kandidater som ikke er oppdatert på en stund, slik at ingen blir glemt.
Obs! Rekrutteringsprosess er en egen modul. Kontakt kundeansvarlig hos Visma hvis dere vil aktivere den. Når modulen er aktivert, bruker alle nye rekrutteringer trinnene. Rekrutteringer som allerede er i gang, fortsetter som før.
Oversikt
Hver organisasjon får automatisk en standardprosess som du kan redigere. Den har disse trinnene:
Trinn | Slik fungerer det |
Screening | Det første trinnet. Alle nye søknader havner her automatisk. Trinnet kan ikke redigeres, flyttes eller slettes. |
Intervju | Koblet til hendelsene for å invitere til eller booke intervju. |
Tilbud | Koblet til hendelsen for jobbtilbud. Er bare med hvis kontoen har modulen for jobbtilbud. |
Ansatt | Det siste trinnet, koblet til hendelsen for å ansette. Trinnet kan ikke flyttes eller slettes, men du kan endre hvilke hendelser som hører til det. |
Du kan legge til egne trinn mellom Screening og Ansatt, og opprette flere prosesser for ulike typer rekrutteringer.
Hva er trinnet Screening?
Screening viser ikke bare nye, uleste eller ubehandlede søknader. Trinnet inneholder alle innkomne søknader som ennå ikke er flyttet til et annet trinn.
Det kan være søknader som ingen har åpnet, men også kandidater du allerede har lest, rangert eller kontaktet. Det eneste som avgjør, er at ingen hendelse har flyttet kandidaten videre. Screening er altså utvalget du har igjen å behandle.
At du leser, rangerer, kommenterer eller kontakter en kandidat, flytter ikke kandidaten. Det er bare hendelser som er koblet til et trinn, som gjør det.
Greit å vite før du begynner
Område | Slik fungerer det |
Avslag | Avslag er ikke et eget trinn i rekrutteringsprosessen, fordi du kan gi avslag når som helst. Du kan ikke koble en avslagshendelse til et trinn. Når du gir en kandidat avslag, forsvinner kandidaten fra trinnene og vises bare i fanen Alle. |
Trinnkategori | Kategorien du velger når du oppretter et trinn (Intervju, Test, Referansesjekk eller Tilbud), styrer bare hvilket ikon trinnet får. Den har ingen egen funksjon. Du kan for eksempel opprette et trinn som heter Bakgrunnssjekk, og velge kategorien Referansesjekk. |
Hva som flytter en kandidat | Det er hendelsene du kobler til et trinn, som flytter kandidaten dit. En hendelse kan høre til flere trinn, og kandidaten kan hoppe over trinn hvis du legger til en hendelse som hører til et senere trinn. |
Påminnelser | En kandidat får en påminnelse hvis ingen hendelse er lagt til på 14 dager (du kan endre antall dager, opptil 200). Påminnelsen begynner først å telle når noen har lest søknaden. Uleste søknader får ingen påminnelse, fordi de er merket som uleste i stedet. Kommentarer, rangeringer, memoer og svar fra kandidaten regnes ikke som oppdateringer. Påminnelsen stopper når kandidaten blir ansatt, får avslag eller trekker søknaden. |
Pågående rekrutteringer | Rekrutteringer som ble opprettet før modulen ble aktivert, flyttes ikke over til trinnene. |
Rettigheter | Du trenger Organisasjon - Hendelser og automatiseringer for å opprette og redigere rekrutteringsprosesser. For å endre påminnelsene trenger du Rekruttering - Oppsettsprosesser for rekrutteringer. |
Steg for steg
Steg 1: Opprett eller rediger en rekrutteringsprosess
Gå til Admin > Organisasjon, og rediger aktuell avdeling (som regel toppnivået).
Velg fanen Hendelser og automatisering og deretter Rekrutteringsprosess.
Klikk på Opprett ny prosess, eller klikk på blyanten for å redigere en eksisterende prosess.
Skriv et Prosessnavn.
Klikk på Nytt trinn for å legge til et trinn.
Dra og slipp trinnene for å endre rekkefølgen. Screening og Ansatt ligger alltid først og sist.
Klikk på Lagre prosess.
I listen kan du også kopiere og slette prosesser. Det må alltid finnes minst én prosess, så den siste kan ikke slettes.
Steg 2: Legg til et trinn
Skriv et Trinnnavn (maksimalt 25 tegn).
Velg en Trinnkategori. Kategorien bestemmer bare ikonet.
Under Når flytter kandidater hit? velger du hendelsen som skal flytte kandidaten til trinnet. Klikk på + Legg til en annen hvis flere hendelser skal gjøre det.
Klikk på Lagre trinn.
Hendelsene du legger til, vises som anbefalt neste handling i rekrutteringen. Avslagshendelser kan ikke velges. En hendelse som er koblet til et trinn, kan du ikke slette før du har fjernet den fra prosessen.
Steg 3: Still inn påminnelser
Påminnelsene stiller du inn i oppsettsprosessen for rekrutteringer, under Kandidatpåminnelser.
Kryss av for Vis påminnelser for kandidater som venter på oppdatering.
Angi Antall dager før påminnelsen vises (standard 14, maksimalt 200).
Lagre prosessen.
Steg 4: Velg prosess når du oppretter en rekruttering
Når du oppretter en rekruttering, velger du en Rekrutteringsprosess i rekrutteringsdetaljene. Hvis det bare finnes én prosess, trenger du ikke å velge.
Under Forhåndsvisning ser du trinnene i prosessen. Hold musepekeren over et ikon for å se navnet på trinnet.
Prosessen kopieres til rekrutteringen. Endrer du prosessen under Admin senere, påvirker det ikke rekrutteringer som allerede bruker den. Du kan bytte prosess til annonsen er publisert, eller til et trinn brukes i en automatiseringsregel.
Steg 5: Arbeid med kandidatene i trinnene
Rekrutteringen har to faner: Rekrutteringsoppsett og Søknader. Under Søknader vises trinnene som faner over søknadslisten.
En kandidat er bare i ett trinn om gangen.
Fanen Alle viser alle kandidatene i rekrutteringen, også dem som har fått avslag.
Filtre, sortering og antall visninger per side gjelder bare fanen du står i.
Fanen Ansatt viser hvor mange du har ansatt av hvor mange du trenger (antall stillinger), for eksempel 0/3.
Når du har behandlet alle kandidatene i et trinn, blir fanen grønn og viser Det er ingenting å gjøre her akkurat nå.
Tallene over en fane viser uleste søknader (blå) og kandidater med påminnelse (rød med timeglass). En kandidat med påminnelse vises også med rødt navn og et timeglass i listen.
Steg 6: Flytt kandidater til neste trinn
Marker én eller flere kandidater.
Klikk på knappen lengst til høyre i verktøylinjen. Den viser hendelsen som flytter kandidaten til neste trinn, for eksempel Inviter til intervju.
Fyll ut opplysningene som hendelsen eventuelt krever, og lagre. Dialogboksen viser hvilket trinn kandidaten flyttes til.
I de ulike rekrutteringstrinnene har avslag en egen knapp, Avslag, og andre hendelser finner du under Andre handlinger. Hver flytting lagres i hendelsene til kandidaten.
Automatiseringer
Når du oppretter en automatiseringsregel, vises hvilket trinn kandidaten flyttes til, hvis handlingen er koblet til et trinn. Er handlingen koblet til flere trinn, velger du trinnet i en liste. En regel med avslag flytter kandidaten ut av trinnene.
Volumrekruttering
I volumrekrutteringer viser fanen Søknader hele listen uten trinn, på samme måte som fanen Alle. Trinnene vises bare i søknadslistene til de ulike arbeidsgruppene, der kandidatene hovedsakelig behandles.
Velg fanen Arbeidsgrupper i rekrutteringen. Der ser du alle arbeidsgruppene med antall kandidater, hvor stort behovet er per gruppe, og hvor mange som har fått ulike hendelser. Bruk søkefeltet for å finne en gruppe.
Klikk på en arbeidsgruppe for å åpne den. Øverst ser du navnet på gruppen, reservasjonene og det gjenstående rekrutteringsbehovet. Når behovet er dekket, blir feltet grønt.
Har gruppen reserverte kandidater, klikker du på Reservasjoner. Der ser du kandidatene og hvor lenge reservasjonen gjelder, og du kan låse en kandidat til gruppen eller avbryte reservasjonen.
Påminnelsen settes på pause når en kandidat fjernes fra en gruppe, og begynner å telle igjen hvis kandidaten senere låses til en ny arbeidsgruppe.
Vanlige spørsmål
Hvorfor kan jeg ikke koble avslag til et trinn? Avslag kan skje når som helst i rekrutteringen og er ikke et eget trinn i prosessen. Kandidater som får avslag, vises i fanen Alle.
Hvorfor får ikke uleste søknader påminnelse? Påminnelsen starter først når noen har lest søknaden. Uleste søknader har sin egen merking: navn i fet skrift, en oransje prikk og et blått tall på fanen til trinnet.
Hvorfor ligger kandidater jeg allerede har lest, fortsatt i Screening? Screening inneholder alle søknader som ikke er flyttet til et annet trinn. At du leser, rangerer eller kontakter en kandidat, flytter ikke kandidaten. Det gjør bare en hendelse som er koblet til et trinn.
Spiller det noen rolle hvilken trinnkategori jeg velger? Nei, kategorien bestemmer bare ikonet. Navnet på trinnet og hendelsene du kobler til det, styrer hvordan trinnet fungerer.
Må kandidaten gå gjennom trinnene i rekkefølge? Nei. Legger du til en hendelse som hører til et senere trinn, flyttes kandidaten rett dit.
Hvorfor kan jeg ikke bytte prosess på en rekruttering? Du kan bare bytte prosess før annonsen er publisert, og før et trinn brukes i en automatiseringsregel.
Hvorfor kan jeg ikke slette en hendelse? Hendelsen er koblet til et trinn i en rekrutteringsprosess. Fjern den fra trinnet først.
Hva regnes som en oppdatering for påminnelsene? En hendelse eller en statusendring som du som rekrutterer legger til på kandidaten. Kommentarer, rangeringer, memoer og svar fra kandidaten regnes ikke.