I verktøyet er det en rekke arrangementer som kan legges til/brukes på en kandidat. Arrangementer kan være å markere en kandidat som ansatt, invitere til intervju, sende dem til prøve, kontakte dem osv., og er derfor måten du håndterer kandidatene på.
Kontoen din vil bli satt opp med enkelte standardarrangementer, som for eksempel invitasjon til intervju, kontakt med kandidaten, avslag på søknaden etc., men du har mulighet til å lage egne arrangementer med egne forutsetninger for å kunne jobbe slik du vil. For å lære hvordan du gjør det, ta en titt på artikkelen "Organisasjonsinnstillinger - hendelser og automatiseringer".
Legg til hendelser
Hendelser kan legges til via listen over innkomne søknader og direkte på kandidaten i kandidatark/søknad.
Søknadsliste:
I søknadslisten kan du legge til samme hendelse til flere kandidater samtidig ved å markere kandidatene i søknadslisten og velge ditt arrangement.
Den siste hendelsen som resulterte i en statusendring vises i applikasjonslisten under "Status"-kolonnen.
I kandidatarket:
I kandidatarket kan du også legge til et arrangement, men dette blir da kun lagt til den kandidaten du jobber med sin søknad.
Hendelser uten kontakt
Følgende hendelser (i henhold til standardsettet) betyr ingen kontakt til kandidaten, men kun en registrering om at et arrangement har funnet sted:
Ansatt
Verbalt avslag
Kompetent
Henvisning
For alle disse åpnes en boks hvor du legger inn dato (automatisk satt til dagens dato) og eventuelle hendelsesnotater. Dersom det skal være noen kontakt med kandidaten, må dette gjøres i tillegg til dette arrangementet.
Krav til fullstendig rekruttering - merk kandidaten som ansatt
For å få riktig statistikk i verktøyet bør du ansette kandidaten som fikk stillingen ved å søke ansettelsesarrangementet. I noen tilfeller kan det også være et krav før tjenesten kan avsluttes med saklig grunn.
Hendelser som involverer kontakt
Som standard er følgende hendelser knyttet til kontaktfunksjonen i verktøyet:
Avslag på e-post
Kontakt søkere
Fullføring
Lagre CV
Det er mulig å koble spesifikke kontaktmaler til alle disse hendelsene.
Hvis du for eksempel skal kontakte kandidatene og informere dem om rekrutteringsstatus, forsinkelser eller annen relevant kommunikasjon, gjør du som følger:
Merk kandidatene som skal kontaktes i søknadslisten. Hvis du ønsker å kontakte alle kandidater, kryss av i den øverste boksen helt til venstre (alle kandidater vil da bli merket).
Velg deretter den aktuelle kontakthendelsen (i dette eksemplet velger du "Kontaktkandidat").
Du starter med å velge om det er en e-postmelding eller en SMS du skal sende (dette vises ikke med mindre du kun har én kontakttype på kontoen din).
I dine organisasjonsinnstillinger er det mulighet for å legge inn tekstmaler som kan brukes ved kontakt med kandidatene. Hvis det bare er én mal, vises den teksten automatisk. Hvis det er flere maler, vises en nedtrekksliste som du kan velge mellom.
Hvis det ikke finnes maler, er feltene tomme. Overskriften og meldingsboksen viser fletterfeltene som tilhører denne kontakttypen. Du legger til de fletterfelt du ønsker å bruke i malen i overskriftsfeltet og/eller i meldingsboksen. Hvis du for eksempel vil at meldingen skal starte med automatisk henting av den respektive kandidatens fornavn, legger du til fletterfelt %FIRSTNAME%.
Legg ved eventuelle vedlegg.
Sende
Kontakt via SMS (tillegg)
For å kunne sende en SMS til en kandidat, må kandidaten ha registrert et mobilnummer i søknaden. Du som arbeidsgiver må også ha kreditt inn på kontoen og brukeren som skal foreta utsendelsen må ha rett "Rekruttering - SMS". Maksimalt antall tegn er 160 tegn/SMS, flere tegn genererer flere SMS’er og koster dermed flere kreditter. Avslag kan ikke sendes som SMS.
Kreditter er en tilleggsmodul som du kan ha, hvis du er interessert i dette, kontakt din Customer Success Manager (CSM).