För att kunna använda Talent Hire så behöver ni ha en användare!
Nya användare skapas upp av en chef/kollega/superanvändare som redan har en användare 😊
Notera att användare inte kan administreras av supporten utan detta måste hanteras internt.
Första steget är att gå till rätt sida, och du hittar dit genom att klicka på Admin -> Användare. Här ser du alla era skapade användare och har möjlighet att administrera dem och lägga till nya användare.
Skapa användare
För att då skapa en ny användare klickar du helt enkelt på "Skapa användare" 😄
OBS! För att kunna skapa en användare så måste den användaren bli tilldelad minst en behörighetsgrupp. Om ni inte redan har gruppen som du vill lägga till användaren i skapad, så rekommenderar vi att du skapar den först!
Användarinformation
När du klickar på "Skapa användare" så kommer ett formulär dyka upp med information om användaren som du fyller i, det ser ut så här:
De uppgifter som är obligatoriska att fylla i är:
Förnamn
Efternamn
E-postadress (två gånger!)
Land
Län
Kommun
Önskat språk, om användaren föredrar att använda Talent Hire på ett annat språk än standardspråket på ert konto.
Övriga uppgifter är inte obligatoriska!
Däremot är "Avdelning" lite speciell. I rullistan under "Avdelning" så kommer du se organisationsdelarna från ert organisationsträd och kan välja på vilken av dem användaren placeras. Avdelningen/organisationen som du placerar användaren på är oftast bara för intern info, men spelar roll i vissa andra situationer. Observera att det inte är kopplat till vad användare kan se och göra på kontot generellt, det är helt styrt av rättigheter och det kommer vi gå in på lite längre ner 😊
Avdelning
Den avdelning som du sätter på en användare spelar som sagt roll i vissa fall och här går vi igenom dem!
SSO
Om ni använder er av SSO för att logga in på ert konto så finns möjligheten i vissa fall att ändå tillåta inloggning via vanligt användarnamn och lösenord direkt via systemet istället för via SSO.
Åtkomst till att göra det kan styras per organisation/avdelning, så om ni t.ex. tillåter inloggning med användarnamn och lösenord på "Avdelning X" så kommer användare som har "Avdelning X" i denna inställning att inkluderas i den åtkomsten.
Organisation vid skapande av ärende
Vilken avdelning som en användare har spelar även in i när användaren ska skapa ett ärende, på det sätt att det är den avdelning som användaren ligger på som per automatik blir vald för ärendet.
För en användare som har "Avdelning X" på sin användare så kommer även "Avdelning X" att per automatik anges i ärendet
Organisations-/avdelnings-tillhörigheten på ärendet kan så klart ändras av användaren, och vilka avdelningar/organisationer de har tillgängliga att välja mellan styrs av användarens rättigheter 😊
Kontouppgifter
Nästa steg är att sätta saker så som användarnamn, aktiv period och lösenord!
Obs! Vi kommer här gå igenom alla fält som finns, men det är inte nödvändigtvis fält som ni har på ert konto utan det beror på vilka inställningar ni har. T.ex. så saknas kanske fältet användarnamn och i så fall är det bara att bortse från den delen.
Användarnamn
Det först som du anger här för användaren är ett användarnamn (om det är något ni använder er av).
Ett användarnamn kan vara vad som helst, men det vanligaste är att ange användarens mailadress. Användarnamnet används när användaren loggar in och om de behöver återställa sitt lösenord.
Var noga när du skriver in användarnamnet så att det inte kommer med något mellanrum innan eller efter!
Lösenord
För att kunna logga in med användarnamn och lösenord så behövs så klart ett lösenord 😄
Här kan du hjälpa användaren komma igång genom att antingen ange ett lösenord manuellt som du sedan meddelar användaren, eller så kan du välja att skicka ett temporärt lösenord som användaren kan använda endast första gången de loggar in.
Även för lösenord behöver du vara uppmärksam på att inte få med några oönskade mellanrum eller tecken om du skriver in det manuellt.
Användaren kan också själva beställa länk för återställning av lösenord via inloggningssidan!
Kontobehörighet
Här kan du välja om användaren ska vara aktiv mellan en specifik period eller om den ska vara aktiv tills vidare.
Vill du att användaren ska vara aktiv tillsvidare så lämnar du fältet "Gäller till" tomt.
Sätter du in ett datum i fältet "Gäller till" så kommer användaren per det datumet bli inaktiv och kan inte längre komma åt systemet.
Du kan också välja att temporärt stänga åtkomsten för användaren, då bockar du i rutan "Stäng åtkomsten temporärt" och får då välja mellan vilka datum som du vill stänga åtkomsten för användaren.
SSO -SingleSignOn
SSO, eller SingleSignOn, är ett alternativt sätt att logga in i systemet som erbjuder extra lager av säkerhet! Den SSO-lösning som vi erbjuder är via något som kallas för Visma Connect och du kan läsa mer om den här 🤩
Har ni då SSO aktiverat så är det här som du anger användarens SSO-användarnamn, som behövs för att de ska kunna logga in via denna metod
Tillhörighet
Den sista, men ack så viktiga, sektionen är att välja vilken/vilka behörighetsgrupper som användaren ska tillhöra!
En behörighetsgrupp är en samling med rättigheter som ger åtkomst till olika delar och funktioner i systemet, och varje användare behöver tillhöra minst en behörighetsgrupp för utan den så kan de inte göra något och då är det inte så stor anledning till att ens ha en användare 😉
I rullistan väljer du den / de behörighetsgrupp(er) som användaren ska tillhöra och klickar på “Lägg till”.
Behörighetsgrupperna lägger sig då i en lista precis under.
Om användaren ska tillhöra flera behörighetsgrupper lägger du till dem en i taget.
För varje tillagd behörighetsgrupp har du möjlighet att definiera en tidsperiod där användaren inte ska ha tillgång till behörighetsgruppen.
T.ex. är om en användare håller på att onboardas för nya arbetsuppgifter som innebär att de ska ha fler rättigheter i systemet och du vill ligga före planeringen!
Du lägger in begränsningen genom att bocka i rutan vid "Stäng åtkomsten" och sedan anger du mellan vilka datum ute till höger.
När du sedan är nöjd med användaren, inställningarna och behörighetsgrupperna så trycker du på "Spara" nere till höger och då kommer användaren att skapas!
Ta en titt på den här videon som visar hur ni skapar en användare
Inaktivera en användare
När en användare inte längre ska ha åtkomst till verktyget kan du välja att inaktivera den. Detta gör du genom att gå in på listan av användare och klicka på symbolen längst ut till höger i listan.
En pop-up kommer dyka upp där du får bekräfta inaktiveringen 😊
Att inaktivera en användare tar inte bort den helt, utan den blir helt enkelt inaktiv. Det innebär att den finns kvar med samma inställningar, men användaren kommer inte kunna logga in. Att inaktivera en användare kan vara relevant om personen i fråga t.ex. ska vara tjänstledig en period, men planerar att komma tillbaka och fortsätta jobba i systemet.
En inaktiv användare syns inte per automatik i listan av användare, utan du får fram dem genom att bocka ur rutan "Visa endast aktiva användare" i filtreringen
Radera en användare
Vill du helt radera en användare, t.ex. när en medarbetare slutar, så behöver du först inaktivera den med stegen ovan!
För att då radera en användare som är inaktiv så kan du söka fram den via filtreringen (glöm inte att bocka ur "Visa endast aktiva användare" som visas i bilden ovan").
När du får fram användaren så ser du att istället för inaktiverings-symbolen längst ute till höger så ser du en soptunna.
Det är den du trycker på för att helt radera användaren! Även här kommer en pop-up där du får bekräfta raderingen.
En raderad användare kommer att i t.ex. statistiken och i ärenden som den eventuellt finns i att visas som "Borttagen användare".
En användare som är raderad kan inte återställas, men vid behov så kan en ny användare skapas 😊
Återaktivera en inaktiv användare
En inaktiv användare kan återaktiveras! Börja med att ta fram användaren i listan genom att bocka ur rutan "Visa endast aktiva användare" och söka fram dem.
Klicka sedan på pennan för att redigera användaren.
Under steget “Kontouppgifter” i redigeringsläget kommer du hitta checkrutan “Kontot är aktivt”. Om användaren är inaktiv kommer rutan inte vara markerad så för att aktivera användaren igen så bockar du helt enkelt i rutan!
Kika även på om det är ett datum insatt i "Gäller till" rutan, då det datumet inte får ha passerat. Har det passerat så kan du lägga in ett nytt datum alternativt lämna det fältet tomt om du vill att användare ska vara aktiv tillsvidare.
Sen är det bara att spara!