Med rekryteringsprocessen delar du upp ansökningarna i tydliga steg, till exempel Urval, Intervju, Erbjudande och Anställd, i stället för en lång ansökningslista. Kandidaterna flyttas automatiskt mellan stegen när du lägger till händelser, till exempel när du bjuder in till intervju. Påminnelser visar vilka kandidater som inte har uppdaterats på ett tag, så att ingen glöms bort.
Obs! Rekryteringsprocessen är en egen modul. Kontakta er kundansvarige hos Visma om ni vill aktivera den. När modulen är aktiverad använder alla nya ärenden stegen. Ärenden som redan är igång fortsätter som tidigare.
Översikt
Varje organisation får automatiskt en standardprocess som du kan redigera. Den har de här stegen:
Steg | Så fungerar det |
Urval | Det första steget. Alla nya ansökningar hamnar här automatiskt. Steget kan inte redigeras, flyttas eller tas bort. |
Intervju | Kopplat till händelserna för att bjuda in till eller boka intervju. |
Erbjudande | Kopplat till händelsen för jobberbjudande. Finns bara med om kontot har modulen för jobberbjudande. |
Anställd | Det sista steget, kopplat till händelsen för att anställa. Steget kan inte flyttas eller tas bort, men du kan ändra vilka händelser som hör till det. |
Du kan lägga till egna steg mellan Urval och Anställd och skapa flera processer för olika typer av rekryteringar.
Vad är steget Urval?
Urval visar inte bara nya, olästa eller ohanterade ansökningar. Steget innehåller alla inkomna ansökningar som ännu inte har flyttats till ett annat steg.
Det kan vara ansökningar som ingen har öppnat, men också kandidater som du redan har läst, graderat eller kontaktat. Det som avgör är bara att ingen händelse har flyttat kandidaten vidare. Urval är alltså det urval du har kvar att hantera.
Att läsa, gradera, kommentera eller kontakta en kandidat flyttar inte kandidaten. Det är bara händelser som är kopplade till ett steg som gör det.
Bra att veta innan du börjar
Område | Så fungerar det |
Avslag | Avslag är inget eget steg i rekryteringsprocessen, eftersom du kan ge avslag när som helst. Du kan inte koppla en avslagshändelse till ett steg. När du ger en kandidat avslag försvinner kandidaten från stegen och syns bara under fliken Alla. |
Stegkategori | Kategorin du väljer när du skapar ett steg (Intervju, Test, Referenstagning eller Erbjudande) styr bara vilken ikon steget får. Den har ingen egen funktion. Du kan till exempel skapa ett steg som heter Bakgrundskontroll och välja kategorin Referenstagning. |
Vad som flyttar en kandidat | Det är händelserna du kopplar till ett steg som flyttar kandidaten dit. En händelse kan höra till flera steg, och kandidaten kan hoppa över steg om du lägger till en händelse som hör till ett senare steg. |
Påminnelser | En kandidat får en påminnelse om ingen händelse har lagts till på 14 dagar (du kan ändra antalet dagar, upp till 200). Påminnelsen börjar räknas först när någon har läst ansökan. Olästa ansökningar får ingen påminnelse, eftersom de markeras som olästa i stället. Kommentarer, graderingar, minnesanteckningar och svar från kandidaten räknas inte som uppdateringar. Påminnelsen slutar gälla när kandidaten anställs, får avslag eller drar tillbaka sin ansökan. |
Pågående ärenden | Ärenden som skapades innan modulen aktiverades flyttas inte över till stegen. |
Rättigheter | Du behöver Organisation - Händelser och automatiseringar för att skapa och redigera rekryteringsprocesser. För att ändra påminnelserna behöver du Rekrytering - Administrera processer för ärendeuppsättning. |
Steg för steg
Steg 1: Skapa eller redigera en rekryteringsprocess
Gå till Admin > Organisation och redigera aktuell avdelning (oftast toppnivån).
Välj fliken Händelser och automatiseringar och sedan Rekryteringsprocess.
Klicka på Skapa ny process, eller klicka på pennan för att redigera en befintlig process.
Skriv ett Processnamn.
Klicka på Nytt steg för att lägga till ett steg.
Dra och släpp stegen för att ändra ordning. Urval och Anställd ligger alltid först och sist.
Klicka på Spara process.
I listan kan du också kopiera och ta bort processer. Det måste alltid finnas minst en process, så den sista går inte att ta bort.
Steg 2: Lägg till ett steg
Skriv ett Stegnamn (högst 25 tecken).
Välj en Stegkategori. Kategorin bestämmer bara ikonen.
Under När flyttas kandidater hit? väljer du den händelse som ska flytta kandidaten till steget. Klicka på + Lägg till ytterligare en om fler händelser ska göra det.
Klicka på Spara steg.
Händelserna du lägger till visas som det rekommenderade nästa steget i ärendet. Avslagshändelser finns inte att välja. En händelse som är kopplad till ett steg kan du inte ta bort förrän du har tagit bort den från processen.
Steg 3: Ställ in påminnelser
Påminnelserna ställer du in i processen för ärendeuppsättning, under Kandidatpåminnelser.
Markera Visa påminnelser på kandidater som väntar på uppdatering.
Ange Antal dagar innan påminnelsen visas (standard 14, högst 200).
Spara processen.
Steg 4: Välj process när du skapar ett ärende
När du skapar ett ärende väljer du en Rekryteringsprocess i ärendeuppgifterna. Om det bara finns en process behöver du inte välja.
Under Förhandsgranska ser du stegen i processen. Håll muspekaren över en ikon för att se stegets namn.
Processen kopieras till ärendet. Ändrar du processen under Admin senare påverkas inte ärenden som redan använder den. Du kan byta process tills annonsen är publicerad, eller tills ett steg används i en automatiseringsregel.
Steg 5: Arbeta med kandidaterna i stegen
Ärendet har två flikar: Ärendeuppsättning och Ansökningar. Under Ansökningar visas stegen som flikar ovanför ansökningslistan.
En kandidat finns bara i ett steg i taget.
Fliken Alla visar alla kandidater i ärendet, också de som har fått avslag.
Filter, sortering och antal visningar per sida gäller bara den flik du är på.
Fliken Anställd visar hur många du har anställt av hur många du behöver (antal tjänster), till exempel 0/3.
När du har hanterat alla kandidater i ett steg blir fliken grön och visar Det finns inget att göra här just nu.
Siffrorna ovanför en flik visar olästa ansökningar (blå) och kandidater med påminnelse (röd med timglas). En kandidat med påminnelse visas också med rött namn och ett timglas i listan.
Steg 6: Flytta kandidater till nästa steg
Markera en eller flera kandidater.
Klicka på knappen längst till höger i verktygsfältet. Den visar händelsen som flyttar kandidaten till nästa steg, till exempel Bjud in till intervju.
Fyll i de uppgifter som eventuellt krävs av händelsen och spara. Dialogrutan visar vilket steg kandidaten flyttas till.
I de olika rekryteringsstegen har avslag en egen knapp, Avslag, och andra händelser hittar du under Andra åtgärder. Varje flytt sparas i kandidatens händelser.
Automatiseringar
När du skapar en automatiseringsregel visas vilket steg kandidaten flyttas till, om åtgärden är kopplad till ett steg. Är åtgärden kopplad till flera steg väljer du steget i en lista. En regel med avslag flyttar kandidaten ut ur stegen.
Volymrekrytering
I volymrekryteringar visar fliken Ansökningar hela listan utan steg, på samma sätt som fliken Alla. Stegen visas bara i de olika arbetsgruppernas ansökningslistor, där kandidaterna i huvudsak hanteras.
Välj fliken Arbetsgrupper i ärendet. Där ser du alla arbetsgrupper med antal kandidater, hur stort behovet är per grupp och hur många som har fått olika händelser. Använd sökfältet för att hitta en grupp.
Klicka på en arbetsgrupp för att öppna den. Överst ser du gruppens namn, reservationerna och det återstående rekryteringsbehovet. När behovet är uppfyllt blir rutan grön.
Har gruppen reserverade kandidater klickar du på Reservationer. Där ser du kandidaterna och hur länge reservationen gäller, och du kan låsa en kandidat till gruppen eller avbryta reservationen.
Påminnelsen pausas när en kandidat hävs från en grupp och börjar räknas igen om kandidaten senare låses till en ny arbetsgrupp.
Vanliga frågor
Varför kan jag inte koppla avslag till ett steg? Avslag kan ske när som helst i rekryteringen och är inget eget steg i processen. Kandidater som får avslag syns i fliken Alla.
Varför får olästa ansökningar ingen påminnelse? Påminnelsen startar först när någon har läst ansökan. Olästa ansökningar har sin egen markering: fetstilt namn, en orange prick och en blå siffra på stegets flik.
Varför ligger kandidater som jag redan har läst kvar i Urval? Urval innehåller alla ansökningar som inte har flyttats till ett annat steg. Att läsa, gradera eller kontakta en kandidat flyttar inte kandidaten. Det gör bara en händelse som är kopplad till ett steg.
Spelar det någon roll vilken stegkategori jag väljer? Nej, kategorin bestämmer bara ikonen. Stegets namn och händelserna du kopplar till det styr hur steget fungerar.
Måste kandidaten gå igenom stegen i ordning? Nej. Lägger du till en händelse som hör till ett senare steg flyttas kandidaten direkt dit.
Varför kan jag inte byta process på ett ärende? Du kan bara byta process innan annonsen är publicerad och innan något steg används i en automatiseringsregel.
Varför kan jag inte ta bort en händelse? Händelsen är kopplad till ett steg i en rekryteringsprocess. Ta bort den från steget först.
Vad räknas som en uppdatering för påminnelserna? En händelse eller en statusändring som du som rekryterare lägger till på kandidaten. Kommentarer, graderingar, minnesanteckningar och svar från kandidaten räknas inte.