Med offentlig søkerliste lager du den offentlige og den utvidede søkerlisten for en rekruttering direkte i Talent Hire. Funksjonen hjelper norske arbeidsgivere i offentlig sektor å følge kravene til åpenhet i rekrutteringen. Søkere kan be om at navnet deres unntas fra offentlighet, og du behandler anmodningene før du lager listene.
Obs! Offentlig søkerliste er en egen modul. Kontakt kundeansvarlig hos Visma hvis dere vil aktivere funksjonen.
Oversikt
Funksjonen lager to lister for hver rekruttering:
Liste | Innhold | Hvem kan se den |
Offentlig søkerliste | Navn, alder, kjønn, kommune, nåværende jobb og om søkeren er intern søker. Søkere som har fått innvilget unntak fra offentlighet, står ikke med navn. | Brukere i Talent Hire og søkere med konto |
Utvidet søkerliste | Navn, alder, kjønn, kommune, utdanning, erfaring og om søkeren er intern søker. Alle søkere er med, også de som er unntatt fra offentlighet i den offentlige listen. | Brukere i Talent Hire og søkere med konto |
Begge listene sorteres alfabetisk på etternavn og viser antallet søkere. Søkere som har trukket søknaden, er ikke med i noen av listene. Kjønn vises bare hvis søkeren har valgt Mann eller Kvinne.
Greit å vite før du begynner
Du trenger rettigheten Rekruttering - Administrere offentlig søkerliste. Rettigheten krever også rettigheten Kandidathåndtering - Administrer hendelser.
Du kan lage listene først når søknadsfristen har gått ut, og når alle anmodninger om unntak fra offentlighet er behandlet.
Når listene er laget, kan søkere med konto laste dem ned. Du kan oppdatere listene senere.
Avslår du en anmodning om unntak fra offentlighet, får søkeren en e-post. Malen heter «Avslag på anmodning om unntak fra offentlighet» og har maltypen Søkerlister. Du redigerer den under Admin > Organisasjon > fanen Kandidatkontakt.
Søkerens del av søknaden
I søknadsskjemaet, under personopplysningene, kan søkeren krysse av for Jeg ber om at navnet mitt unntas fra den offentlige søkerlisten. Da må søkeren også fylle ut feltet Hvorfor ber du om at navnet ditt unntas fra den offentlige søkerlisten? (maksimalt 500 tegn). Feltet er obligatorisk når avkrysningsboksen er valgt.
Søkeren ser også valget og begrunnelsen i oppsummeringen før søknaden sendes.
Steg for steg
Steg 1: Legg inn tekst om konfidensialitet
Teksten vises i alle offentlige og utvidede søkerlister som eksporteres i organisasjonen.
Gå til Admin > Organisasjon, og velg organisasjonen.
Velg fanen Rekruttering, og finn delen Offentlig søkerliste.
Skriv teksten i Informasjon om taushetsplikt (maksimalt 4000 tegn), og lagre.
Teksten arves av alle underenheter. Den arvede teksten kan ikke endres på underenhetene.
Steg 2: Åpne søkerlisten for rekrutteringen
Åpne søknadslisten for rekrutteringen.
Klikk på knappen Søkerlister øverst, ved siden av intervjuplanleggeren.
I vinduet som åpnes, ser du hvor mange søkere som er med i listen, og alle ubehandlede anmodninger om unntak fra offentlighet, med søkerens navn og begrunnelse.
Steg 3: Behandle forespørslene om unntak fra offentlighet
Les begrunnelsen til hver søker.
Klikk på Innvilg hvis søkerens navn skal unntas fra den offentlige listen.
Klikk på Avslå hvis søkeren skal stå med navn i den offentlige listen.
Klikk på Angre hvis du vil endre et valg.
Alle valgene blir lagret som hendelser på søkeren, for eksempel Unntak fra offentlighet: Innvilget, Unntak fra offentlighet: Avslått og Unntak fra offentlighet: Angret.
Når du avslår en anmodning, får søkeren beskjed på e-post. Har kontoen "Toveiskommunikasjon", kan søkeren svare på meldingen.
E-posten vises i fanen Kontakt på søkeren. Du kan bare avslå anmodninger fra søkere som selv har bedt om unntak fra offentlighet.
Steg 4: Opprett listene
Klikk på Opprett liste når alle forespørslene er behandlet.
Bekreft at du vil opprette listen. Listen blir da tilgjengelig for søkerne som har en konto og søkte gjennom den.
Opprett liste er grå så lenge det finnes ubehandlede anmodninger, eller søknadsfristen ikke har gått ut.
Steg 5: Last ned og oppdater listene
Når listene er opprettet, finner du knappene Last ned offentlig søkerliste (PDF) og Last ned utvidet søkerliste (PDF) i vinduet. Listene finnes også under dokumentene i rekrutteringen.
Kommer det nye anmodninger, behandler du dem på samme måte og klikker på Oppdater liste.
Slik ser listene ut når du laster dem ned. Informasjonen om taushetsplikt fra steg 1 vises over tabellen, under teksten om sorteringen:
Steg 6: Slik får søkerne tilgang til listene
Søkere med konto ser kolonnen Se andre søkere i oversikten over søknadene sine. Når listene er opprettet, kan søkeren velge Offentlig liste eller Utvidet liste i nedtrekkslisten for å laste ned listen. Før listene er opprettet, er kolonnen tom.
Vanlige spørsmål
Hvorfor kan jeg ikke klikke på Opprett liste? Alle anmodninger om unntak fra offentlighet må være behandlet, og søknadsfristen må ha gått ut. Det samme gjelder Oppdater liste.
Hvorfor ser jeg ikke knappen Søkerlister? Du trenger rettigheten Rekruttering - Administrere offentlig søkerliste, og kontoen må ha modulen aktivert.
Vises søkere som har fått innvilget unntak fra offentlighet, i den utvidede listen? Ja. Søkeren står ikke med navn i den offentlige listen, men vises med alle opplysninger i den utvidede listen.
Hva skjer med søkere som trekker søknaden? De er ikke med i noen av listene.
Kan jeg legge inn ulik informasjon om taushetsplikt for underenhetene? Nei. Teksten legges inn på organisasjonen og arves av alle underenheter uten mulighet til å endre den.
Hvorfor står det ikke noe i kjønnskolonnen for noen søkere? Kjønn vises bare når søkeren har valgt Mann eller Kvinne. Har søkeren valgt et annet alternativ eller latt være å svare, er feltet tomt.
Hvorfor er alderen tom for noen søkere? Alderen regnes ut fra fødselsdatoen. Har søkeren ikke fylt inn fødselsdato, er feltet tomt. For å hindre at kandidaten kan unnlate å legge inn informasjon, bør slike felt settes som obligatoriske i søknadsskjemaet.