En volumrekruttering opprettes på nøyaktig samme måte som andre rekrutteringer. Det viktige er at du velger riktig prosess, dvs. en prosess som inneholder trinn og innstillinger for arbeidsgrupper.
Rekrutteringsdetaljer
Det er i første trinn, rekrutteringsdetaljene, du velger hvilken rekrutteringsprosess du skal bruke (prosessene du har laget finner du under admin - rekruttering - prosesser).
Resterende opplysninger fylles ut som vanlig.
Arbeidsgruppeinstillinger
Neste steg i å lage en volumrekruttering vil være «Arbeidsgrupper» hvor du oppretter arbeidsgruppene du ønsker å jobbe med og setter de ulike innstillingene.
Merk! De generelle innstillingene kan kun endres til du har mottatt den første søknaden. Etter at den første søknaden er mottatt, kan reservasjonsinnstillingene kun endres per arbeidsgruppe om nødvendig, og endringen kan kun gjøres av en bruker med rettigheten "Volumrekruttering - Administrer arbeidsgruppespesifikke reservasjonsinnstillinger".
Først må du gjøre arbeidsgruppeinnstillingene. Dette er innstillinger som vil gjelde i fellesskap for hele arbeidsgruppen
De generelle innstillingene kan inneholde opptil to seksjoner, avhengig av den valgte prosessen:
Kandidatdata knyttet til søknaden
Reservasjonsinnstillinger
Kandidatdata knyttet til søknaden
Uansett om du har en prosess med eller uten KBR og forbehold, vil det første steget som vises alltid handle om kandidatdata hvor du i det minste må bestemme hvordan karaktersetting, intervjunotater og evaluering vil bevege seg med kandidaten.
Standardinnstillingen, med "aktiverte" brytere, betyr at de angitte dataene følger kandidaten og gjelder for alle grupper som kandidaten kan flyttes til.
Karakter - Vises hvis utvalgsvurderinger er lagt til kontoen (Admin - Kontodetaljer - Klassifikasjoner "Utvalgsgradering").
Intervjunotater/RecRight - Vises hvis en volumrekrutteringsprosess har blitt kombinert med KBR og/eller har RecRight-integrasjonen.
Dette valget kan ha tre forskjellige navn avhengig av innstillinger. Det kan kalles «Interview Notes», «RecRight Responses» eller «Interview Notes/RecRight Responses», avhengig av om en volumrekrutteringsprosess er kombinert med kompetansebasert rekruttering (KBR).
Merk! Innstillingen for hvordan dataene skal håndteres er en generell innstilling som gjelder for alle grupper, det vil si at det ikke er mulig å ha arbeidsgruppespesifikke innstillinger for dette.
Reservasjonsinnstillinger
Hvis prosessen tillater reservasjoner, må du angi noen felt for reservasjonene, for eksempel når du skal kunne reservere kandidater og hvor lenge reservasjonen skal være gyldig.
Varsler
Du kan også bestemme hvem som skal motta varsler om reservasjoner, både når de er gjort og når de er i ferd med å utløpe. Begge varslene vil kun bli sendt ut én gang per dag, og en e-post med innsamlet informasjon vil bli sendt til en bruker dersom du har tilgang til flere grupper.
Lag arbeidsgruppe
Før du kan opprette en arbeidsgruppe, må arbeidsgruppeinnstillingene lagres
Du kan bare lagre hvis du har tillatelse til det (Volumrekruttering - Administrer generelle arbeidsgruppeinnstillinger).
Start med å skrive inn navnet på gruppen.
Rekrutteringsbehovet for gruppen (dvs. hvor mange kandidater du ønsker å ansette i gruppen).
Hvilke brukere som skal jobbe med, og ha tilgang til, gruppen.
Etter at et teammedlem er lagt til, kan du velge om denne brukeren skal være hovedkontakt for arbeidsgruppen. Dette er kun en indikasjon på hvem du skal kontakte, når du har spørsmål knyttet til den spesifikke gruppen. Flere brukere kan merkes som hovedkontakt.
Reservasjonsinnstillingene som ble lagret da du først kom til "Arbeidsgrupper"-trinnet, er innstillingene som brukes først. Avhengig av brukerens autorisasjon er det også mulig å spesifisere en spesifikk reservasjonsinnstilling for en arbeidsgruppe (hvis du har rett "Volumrekruttering - Administrer arbeidsgruppespesifikke reservasjonsinnstillinger").
Opprettet arbeidsgrupper (før annonsepublisering)
Alle grupper vises som en enkelt blokk med gruppens navn og informasjon om gruppens medlemmer og om de har egne reservasjonsinnstillinger.
Det er et felt for å filtrere og søke i listen for å finne arbeidsgruppen din lettere.
For å redigere eller se detaljene, kan du klikke på arbeidsgruppenavnet.
Alle arbeidsgrupper som ikke har en kandidat tilknyttet seg, kan slettes av brukere som har rettigheten "Volumrekruttering - Slett arbeidsgrupper".
Opprettet arbeidsgrupper (etter annonsepublisering)
Når en volumjobbannonse har blitt publisert, får arbeidsgruppestadiet litt mer funksjonalitet for å hjelpe brukerne med å holde oversikt over jobben og fremdriften.
Når søknadsperioden er aktiv, er det mulig å:
Merk en arbeidsgruppe som "klar" (kun mulig hvis en bruker har rettighetene "Volumrekruttering - Merk arbeidsgruppe klar")
Åpne en tydelig merket arbeidsgruppe på nytt (kun mulig hvis en bruker har rettighetene “Volumrekruttering – Åpne arbeidsgrupper på nytt”)
Undersøkelser innen volumrekruttering
Å legge til en spørreundersøkelse i annonsen for en volumrekruttering er et veldig godt verktøy for å vite på en god måte hvilke arbeidsgrupper kandidatene skal tilordnes.
I tillegg til spørsmål om potensiell erfaring/kompetanse og spørsmål om hvilke perioder de kan jobbe, er det også greit å stille spørsmål om hvor kandidatene helst vil jobbe, enten som individuelle spørsmål eller en «rangert liste».
På denne måten kan du lettere dele opp kandidatene i de ulike avdelingene som ansetter.