För att göra det så enkelt som möjligt för er att följa de lagar och riktlinjer som GDPR ger oss så har vi en funktion för att gallra (radera) persondata från systemet regelbundet ✔️
Allmänt
Gallringsinställningarna som finns tillgängliga är för:
Inkomna ansökningar
Rekryteringsärenden
Kontaktpersoner i annonser
Inkomna ansökningar i sökandebank
Alla fyra inställningarna är separata från varandra så ni kan välja att använda en eller flera!
Gallringen ställs in i form av antal månader och kan då göras efter mellan 6-99 månader.
Gallring av ansökningar
Den här funktionen är kanske den mest viktiga när det kommer till att följa GDPR, och det är då gallring av de ansökningar som inkommit till er. Den här gallringen bör ni alltid ha.
De val ni kan göra för det här alternativet är:
Efter hur lång tid ska ansökningarna gallras? (mellan 6-99 månader)
Från när ska tiden börja räknas ner?
Från dagen då ansökan inkommit/ senast ändrats
Eller från dagen då rekryteringsärendet stängs
Det vanligaste är att det här gör efter 24-32 månader från det att rekryteringsärendet stängs i systemet 😊
Gallring av rekryteringsärenden
En gallring av rekryteringsärenden raderar ett rekryteringsärende i sin helhet, det innebär allt ifrån inställningar och kravprofil till själva annonsen.
Notera dock att för att de ska kunna göras så måste gallring av ansökningar också vara aktivt! Så gallring av rekryteringsärenden kan göras antingen samtidigt eller vid ett senare datum än gallring av ansökningar.
Det val ni kan göra för det här alternativet är:
Efter hur lång tid ska rekryteringsärendet gallras? (mellan 6-99 månader)
Gallring av kontaktpersoner i annonser
Den här gallringen tar bort uppgifterna om de kontaktpersoner som har angivits i en annons. Det påverkar ingenting utanför själva annonsen i fråga, så de kontaktpersoner ni har listade på ert konto ligger tryggt kvar 😊
Det val ni kan göra för det här alternativet är:
Efter hur lång tid ska ansökningarna gallras? (mellan 6-99 månader)
Tiden kommer alltid att räknas från dagen då rekryteringsärendet stängdes.
Gallring av ansökningar i sökandebank
Den här gallringen är lite speciell då den är knuten till en särskild funktion - sökandebanker. Här kan ni läsa mer om vad en sökandebank är och vad de kan används till! Är det ingen funktion som ni använder så kan ni bortse helt från det här stycket 😊
De val ni kan göra för det här alternativet är:
Hur många dagar ska en ansökan i sökandebanken ska vara aktiv innan den inaktiveras
Hur lång tid från det att ansökan inaktiveras ska den gallras (mellan 6-99 månader)
Frågor att ta ställning till gällande gallring
Efter hur lång tid (6-99 månader) ska gallring av ansökningar göras?
Från när ska tiden till gallring av ansökningar börja räkna
Dagen ansökan inkom/ när den senast redigerades?
Dagen då rekryteringsärendet stängdes?
Vill ni ha någon annan gallring aktiverad?
Vilken/ vilka?
Om ja, efter hur lång tid (6-99 månader) ska gallringarna göras?