Med tvåvägskommunikation kan kandidaterna svara på e-postmeddelanden som du skickar från systemet. Hela konversationen sparas på kandidatens ansökan, så du och dina kollegor ser vad som har sagts och slipper långa e-postkedjor i privata inkorgar. Kandidater med konto kan också skicka nya meddelanden till er.
Obs! Tvåvägskommunikation ställs in per organisation. Funktionen gäller bara e-post som skickas med en händelse kopplad till kontaktmallen "Allmän", inte SMS, automatiseringar eller meddelanden i sökandebanker.
Så fungerar det
Du kontaktar en kandidat via en händelse med händelseaktiviteten Kontakta sökande.
Kandidaten får ett e-postmeddelande med en länk till ditt meddelande. Själva meddelandet står inte i e-posten.
Kandidaten klickar på länken, läser meddelandet och svarar, med eller utan bifogade filer.
Du och ansvarig rekryterare får en notifiering om att kandidaten har svarat.
Du läser svaret och svarar i fliken Kontakt på kandidatens ansökan. Kandidaten får då ett nytt e-postmeddelande med en länk.
Konversationen kan fortsätta så länge rekryteringen pågår.
Bra att veta innan du aktiverar funktionen
Område | Så fungerar det |
Vilka meddelanden | E-post som skickas med en händelse som har händelseaktiviteten Kontakta sökande, oavsett vilken mall du använder. SMS och andra typer av e-postmeddelanden kan kandidaten inte svara på. |
Sökandebanker och automatiseringar | Meddelanden som skickas i sökandebanker eller via automatiseringar blir vanliga e-postmeddelanden, även om tvåvägskommunikation är aktiverad. Kandidaten kan inte svara på dem. |
Organisationer | Inställningen görs per organisation och ärvs av underenheterna, om du inte ändrar den där. |
Rättigheter | Du behöver Organisation - Kandidatkontakt för att se fliken och Organisation - Händelser och automatiseringar för att spara inställningen. |
Länkens giltighet | Länken är giltig i 30 dagar och så länge rekryteringen pågår. När ärendet är avslutat kan kandidaten inte längre öppna länken eller svara. Varje nytt meddelande ger en ny länk. |
Notifieringar | När kandidaten svarar får alla som har skrivit i konversationen och ärendets ansvariga rekryterare en notifiering. Startar en kandidat med konto en ny konversation får ansvarig rekryterare notifieringen. Notifieringen visas i systemet och skickas som e-post om du har E-postnotifieringar påslaget. |
Avsändare | E-postmeddelandet till kandidaten skickas från er kundanpassade noreply-adress om kontot har en sådan. Kandidaten svarar via länken, inte genom att svara på e-postmeddelandet. |
Bilagor | Kandidaten kan bifoga upp till 10 filer per svar. Du kan bifoga en fil per svar. Bilagor till kandidater utan konto skickas inte med i nya konversationer. |
Lagring | Konversationen sparas på ansökan och tas bort tillsammans med den när rekryteringen eller kandidatens uppgifter gallras. Filer som kandidaten skickar sparas också bland ansökans bifogade filer. |
Steg för steg
Steg 1: Aktivera tvåvägskommunikation
Gå till Admin > Organisation och välj organisationen.
Välj fliken Kandidatkontakt.
Under Tvåvägskommunikation (e-post) väljer du Tillgänglig.
Klicka på Spara inställningar.
Underenheter ärver inställningen ovanifrån (Inställningen är ärvd ovanifrån), om du inte ändrar den där.
Steg 2: Kontakta en kandidat
Markera en eller flera kandidater i ansökningslistan.
Lägg till en händelse som kontaktar kandidaten, den kan exempelvis heta Kontakta sökande eller Kontakta kandidat.
Välj mall, skriv meddelandet och skicka.
Kandidaten får ett e-postmeddelande med en länk till meddelandet.
Steg 3: Läs kandidatens svar
Klicka på notifieringen, eller öppna kandidatens ansökan och välj fliken Kontakt.
Under Konversation med ser du alla konversationer med kandidaten. Klicka på en konversation för att öppna den.
Konversationerna har statusar som visar vad som har hänt:
Status | Betydelse |
Nytt | Det finns meddelanden som du inte har öppnat. |
Visad | Kandidaten har öppnat meddelandet. |
Besvarad | Meddelandet har besvarats. |
Steg 4: Svara kandidaten
Öppna konversationen i fliken Kontakt.
Klicka på Svara under det senaste meddelandet.
Skriv ditt svar och bifoga eventuellt en fil.
Skicka svaret. Kandidaten får ett nytt e-postmeddelande med en länk.
Så upplever kandidaten det
Kandidaten får ett e-postmeddelande med ämnet «Du har ett nytt meddelande gällande din ansökan» och en länk. I e-posten står också hur länge länken är giltig.
| Kandidat utan konto | Kandidat med konto |
Var kandidaten läser och svarar | På en särskild sida som öppnas via länken, utan inloggning | I sitt kandidatkonto, efter inloggning |
Nya meddelanden | Kan bara svara på meddelanden från er | Kan också skicka nya meddelanden till er |
På sidan ser kandidaten konversationen med er och kan skriva ett svar på högst 4000 tecken. Sidan visar er organisations logotyp och en varning om att inte skriva känslig information.
Kandidaten kan bifoga upp till 10 filer, högst 5 MB per fil. Tomma filer går inte att bifoga. När rekryteringen är avslutad eller länken har gått ut får kandidaten meddelandet «Länken är inte längre giltig».
Vanliga frågor
Kan kandidaten svara direkt på e-postmeddelandet? Nej. Kandidaten svarar via länken i e-postmeddelandet. På så sätt hamnar svaret på rätt ansökan i systemet.
Kan kandidaterna svara på SMS? Nej. Tvåvägskommunikation gäller bara e-post.
Varför kunde kandidaten inte svara på ett meddelande? Meddelandet kan ha skickats med en annan typ av händelsekontakt än just Allmän. Det kan också ha skickats via en automatisering eller i en sökandebank, som skickar vanlig e-post. Eller så är rekryteringen avslutad eller att länken är äldre än 30 dagar.
Vem får veta att kandidaten har svarat? Alla som har skrivit i konversationen och ärendets ansvariga rekryterare.
Kan jag stänga av e-postnotifieringarna? Ja. Stäng av E-postnotifieringar i din notifieringspanel när du är inloggad. Notifieringarna visas fortfarande i systemet.
Vad händer med konversationerna när rekryteringen avslutas? De finns kvar på ansökan, men kandidaten kan inte längre svara. De tas bort när rekryteringen eller kandidatens uppgifter gallras.