Med innstillingsvedtak lager du en rangert liste over de beste kandidatene i en rekruttering, begrunner rangeringen og sender listen til godkjenning, for eksempel til ansettelsesrådet. Når alle godkjennere har godkjent, låses listen, og Talent Hire lager automatisk et PDF-dokument som lagres i rekrutteringen. Funksjonen er laget for norske kommuner og andre kunder i offentlig sektor, der innstilling er et lovkrav.
Obs! Innstillingsvedtak er en egen modul. Kontakt kundeansvarlig hos Visma hvis dere vil aktivere funksjonen.
Oversikt
Arbeidet med et innstillingsvedtak følger disse trinnene:
Du legger til kandidatene som er aktuelle for stillingen.
Du rangerer kandidatene, skriver en begrunnelse for hver av dem og velger godkjennere.
Godkjennerne gjennomgår listen, legger eventuelt igjen notater og godkjenner den.
Når alle har godkjent, låses listen og dokumentet lagres i rekrutteringen.
Du tilbyr stillingen til kandidatene i rangert rekkefølge og avslutter rekrutteringen.
Hvor | Hva du gjør |
Organisasjonen, fanen Innstillingsvedtak | Lager maler for dokumentet. |
Søknadslisten, knappen Innstillingsvedtak | Lager listen, rangerer kandidater og velger godkjennere. |
Hendelser | Legger til kandidater med hendelsen for innstillingsvedtak. |
Rekrutteringsdetaljer | Velger hvem som får varsel når listen er godkjent. |
Dokumentene i rekrutteringen | Finner det ferdige PDF-dokumentet. |
Greit å vite før du begynner
Funksjonen har to rettigheter, som du finner under kategorien Innstillingsvedtak i tilgangsgruppene. Begge kan gis per organisasjon og per rekruttering.
Rettighet | Hva den gir tilgang til |
Innstillingsvedtak - Administrere | Å åpne innstillingsvedtaket, rangere, begrunne og sende til godkjenning. For å legge til kandidater trenger brukeren også Rekruttering - Administrere hendelser. |
Innstillingsvedtak - Lås opp | Å låse opp et godkjent innstillingsvedtak. Krever Innstillingsvedtak - Administrere. |
Godkjennerne trenger ingen egen rettighet. Alle som er valgt som godkjenner, får tilgang til innstillingsvedtaket for å lese, godkjenne og skrive notater.
Bare brukere i rekrutteringsgruppen med rettigheten Rekruttering - Vise søknad kan velges som godkjennere.
For å lage maler trenger du rettigheten Organisasjon - Administrere.
Knappen Innstillingsvedtak i søknadslisten er grå til rekrutteringen har fått minst én søknad.
Steg for steg
Steg 1: Lag en mal for dokumentet
Malen bestemmer hvordan det ferdige dokumentet ser ut. Dokumentet får bare det innholdet du legger inn i malen. Har malen ingen tittel, får dokumentet heller ingen tittel.
Gå til Admin > Organisasjon, og velg organisasjonen.
Velg fanen Innstillingsvedtak. Her ser du malene som finnes, og kan redigere eller slette dem.
Klikk på Opprett ny mal, og skriv inn Malnavn.
Skriv teksten i Brødtekst (maksimalt 7000 tegn). Klikk på Vis flettefelt for å se flettefeltene du kan bruke, for eksempel %NOMINATIONINFORMATION% for de rangerte kandidatene og %NOMLISTAPPROVERS% for godkjennerne. Du kan også bruke tabeller.
Bytt språk hvis du vil lage malen på flere språk.
Klikk på Lagre mal.
Maler du lager på hovedorganisasjonen, arves av underenhetene. I forhåndsvisningen av malen vises ikke data fra flettefeltene, fordi malen ikke er koblet til en rekruttering.
Steg 2: Velg hvem som får varsel når listen er godkjent
Åpne Rekrutteringsdetaljer for rekrutteringen.
Kryss av for varselet om at innstillingsvedtaket er fullført for de brukerne i rekrutteringsgruppen som skal få beskjed.
Varselet er ikke valgt som standard.
Steg 3: Legg til kandidater
Du kan legge til kandidater på to måter:
Fra søknadslisten. Velg én eller flere kandidater, og legg til hendelsen for innstillingsvedtak. Hendelsen kan ha et annet navn hos dere, fordi organisasjonen selv bestemmer hva den skal hete. Du kan ikke legge til kandidater som har trukket søknaden.
Fra innstillingsvedtaket. Klikk på knappen Innstillingsvedtak i søknadslisten, og søk opp kandidaten under Ranger de beste kandidatene. Kandidaten får da systemhendelsen Lagt til i innstillingsvedtak.
Sletter du hendelsen på kandidaten, blir kandidaten også fjernet fra innstillingsvedtaket.
Steg 4: Velg mal, ranger og begrunn
Under Mal velger du malen i Velg mal. Finnes det bare én mal, er den valgt automatisk.
Klikk på Rediger hvis du vil tilpasse teksten for akkurat denne rekrutteringen. Endringene gjelder bare dette innstillingsvedtaket, ikke malen i organisasjonen.
Ranger kandidatene med pilene til høyre for navnet. Kandidatene står først i den rekkefølgen de ble lagt til.
Skriv en Begrunnelse for hver kandidat (maksimalt 2000 tegn). Begrunnelsen er obligatorisk.
Kryss av for Jeg vil ansette denne kandidaten for kandidatene som bør ansettes. Kandidaten på førsteplass er avkrysset som standard.
Klikk på Lagre i kandidatens felt. Kandidater som er krysset av, får etiketten Ansettelsesforespørsel.
Klikk på kandidatens navn for å åpne søknaden. Vil du fjerne en kandidat, klikker du på søppelbøtten. Da forsvinner også hendelsen på kandidaten.
Steg 5: Velg godkjennere og send listen
Under Godkjenner krysser du av for brukerne som skal godkjenne listen. Du må velge minst én.
Mangler en bruker, legger du vedkommende til i rekrutteringsgruppen i Rekrutteringsdetaljer.
Klikk på Forhåndsvisning for å se dokumentet.
Klikk på Lagre utkast hvis du vil fortsette senere. Godkjennerne får ikke varsel.
Klikk på Lagre og send til godkjennere når listen er klar. Godkjennerne får et varsel om at de har et innstillingsvedtak å godkjenne.
Lagre og send til godkjennere er grå til du har valgt mal, skrevet begrunnelse for alle kandidatene og valgt minst én godkjenner.
Endrer du et innstillingsvedtak som allerede har fått godkjenninger og sender det på nytt, blir alle godkjenningene tilbakestilt. Du får en melding om dette før du sender.
Godkjennerne ser varselet i varselmenyen øverst på siden. Når listen er godkjent, får mottakerne du valgte i steg 2, et varsel om det.
Steg 6: Gjennomgå og godkjenn listen
Dette steget gjelder godkjennerne.
Åpne innstillingsvedtaket fra varselet eller fra knappen Innstillingsvedtak i søknadslisten.
Klikk på Se hele innstillingsvedtak for å lese dokumentet.
Skriv eventuelt et notat under Notater. Du kan nevne andre med @. Du kan slette dine egne notater, men ikke redigere dem.
Klikk på Jeg godkjenner instillingsvedtaket i banneret øverst, og bekreft.
Du kan ikke angre en godkjenning.
Steg 7: Når listen er godkjent
Når alle godkjennerne har godkjent, får innstillingsvedtaket status Godkjent og blir låst. Da kan ingen redigere listen, legge til eller fjerne notater eller angre godkjenninger.
Klikk på Last ned innstillingsvedtak for å laste ned dokumentet som PDF.
Dokumentet lagres også under dokumentene i rekrutteringen, på kontoens hovedspråk.
Knappen Innstillingsvedtak i søknadslisten viser en grønn hake i stedet for antallet kandidater.
Dokumentet lagres slik det var da listen ble godkjent. Endringer i rekrutteringen etterpå, for eksempel en slettet søknad, påvirker ikke dokumentet.
Har det skjedd en feil, kan en bruker med rettigheten Innstillingsvedtak - Lås opp låse opp listen. Da blir alle godkjenningene nullstilt, og listen må godkjennes på nytt av alle.
Vanlige spørsmål
Hvorfor ser jeg ikke knappen Innstillingsvedtak i søknadslisten? Du trenger rettigheten Innstillingsvedtak - Administrere, med mindre du er valgt som godkjenner. Knappen er grå til rekrutteringen har fått minst én søknad.
Hvorfor kan jeg ikke klikke på Lagre og send til godkjennere? Du må ha valgt en mal, skrevet en begrunnelse for alle kandidatene og valgt minst én godkjenner.
En godkjenner mangler i listen. Hva gjør jeg? Legg til brukeren i rekrutteringsgruppen i Rekrutteringsdetaljer. Brukeren må ha rettigheten Rekruttering - Vise søknad.
Kan jeg endre listen etter at den er godkjent? Nei, en godkjent liste er låst. En bruker med rettigheten Innstillingsvedtak - Lås opp kan låse den opp, men da må alle godkjenne på nytt.
Hvor finner jeg det ferdige dokumentet? Klikk på Last ned innstillingsvedtak på siden for innstillingsvedtaket, eller åpne dokumentene i rekrutteringen. Dokumentet finnes først når alle har godkjent.